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前台财务的12种漏洞 遇到了该如何处理?

  2018-03-14 11:01:24   来源:贵州酒店圈  作者:李生福

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  客人已离店是否迟迟未把房间退出?前台发票是否合理得到了控制,有没有私自售卖发票?这些问题都不要重视。

  中小酒店前台不光是酒店的大脑、酒店的门面,在管理运营过程中,财务也是一件很有门道的而值得研究事情。

  你对酒店前台财务漏洞这块把控如何呢?你家酒店是否出现了账单不完整?前台是否在没有收回客人押金单而把钱退走?是否出现全天房改成时租房售卖?客人已离店是否迟迟未把房间退出?前台发票是否合理得到了控制,有没有私自售卖发票?过期太久的账务哪里去啦?

  看见这些你觉得吓人不?别着急,下面有一些防坑秘籍和小技巧与大家一起分享交流:

  第一招

  全天房变钟点房售卖

  例如一客人到某酒店办理入住,开了一个大床房,房价为328元,客人由于种种原因或有急事在3小时内需要办理退房手续,此时前台告诉客人就算现在退房也要加收全天房费,待客人答应退款完毕后,前台把全天房328价格改为钟点房价格100元或者更低钟点房价格(每个酒店制度不一),前台结账退出,拿走差价!

  如何杜绝所有退款必须要有客人签字,禁止全天房改为钟点房,如客人实在有特殊要求,可按照半天房费收取或改成钟点房,但必须要有管理层签字确认方可操作!

  第二招

  过期太久客人忘记甚至不来退走的押金

  例如某客人在酒店住店两天或者一天,共计交房费押金1000元,第二天没有来退房或者电话告知酒店前台把自己的房间退掉,押金先放在酒店,这时前台会把客人的账务设置成“离店账未平”,此客人半年没有来酒店退钱,财务也未过问,此时前台把钱退出来自己放包里!

  如何杜绝财务一定要监督前台三个月更新一次离店账未平,看那些客人有三个月内的款未结走,电话告知客人,如联系不上或者客人不来退款,财务和前台管理者一起把钱退出来,财务人员把退出来的款项拿走,然后做成一个电子备份表格打印出来,前台留一份,方便客人来结账时核对!客人来结账可先从前台备用金支出,并要求客人在表格上签字!前台随后由客人账单和押金单第一、第二联、客人结账单到财务部核对领取款项补齐前台备用金,或者直接三个月甚至更长的账务由财务部直接跟客人结账,再者任何结账都要有客人亲笔签字!

  第三招

  门市价入住而实际系统操作给客人更优惠的价格

  例如张先生入住一家酒店,开了一间大床房,前台价格328元,但是前台实际录入系统200元优惠价格,又或者以协议或会员价格录入拿差价,差价放兜儿里!

  如何杜绝财务一定要熟知自己的价格体系,每一种优惠价都要有系统备注,谁同意的优惠价必须要有相应负责人签字,财务严格审核单据!退房时客人结账也要要求客人签字确认!

  第四招

  酒店内部员工价漏洞例如这种情况是酒店会给予员工一个福利,比如酒店工作人员在酒店开房可以享受半价或者百元房,员工乘此机会赚取差价!

  如何杜绝酒店员工规定每月可享受酒店优惠价格几次,做出相应表单,开房一次必须要有员工本人签字确认,月底核对,必须员工本人的身份证件办理入住,财务人员严格把控,严格审核单据!

  第五招

  设置维修房入住

  例如这种情况一般发生为,员工朋友或者熟客进店,员工未做登记,未上报就把房间设置成维修房,实际为住人房,弄成最后的免费或者直接拿掉房费!

  如何杜绝客房服务员不定时的严格查询每一个房间的状态情况并做如实上报!酒店员工工号严禁设置权限太高!

  第六招

  不及时退房产生第二次入住,房费无影无踪

  例如这种情况为客人开房入住后当天办理退房,前台不把房间退出,待当日第二个客人来办理入住时,房间是入住状态,但是客房已打扫干净,前台就将登记信息换掉,收钱不入账,将就第一个客人的账务!拿走房费此事尤其为酒店夜审后会发生。

  如何杜绝严格要求前台前台凡是报退房的房间10分钟内必须退出,不能超过10分钟,客房经理、客房服务协助监督!严格把控修改房态这个环节!是按退房打扫还是续住打扫一目了然!

  第七招

  员工工号权限过高

  酒店收银管理系统一般会给店长、前厅经理、主管、领班以及员工设置系统操作权限,特别是冲减账务这块一定要严格把关,冲调账务必须要有上报,必须要有相关负责人签字!

  第八招

  酒店前台发票售卖

  酒店发票又称为手撕和机打,机打发票记账联必须要与账单装订在一起,实际消费多少,发票开具多少一看便知,员工切记无权多开发票,就算特殊情况得相关负责人同意,并将税点入账打印出账单上交财务!手撕票,一定要做好登记,开具多少需制作相应表格,如:客人姓名、开票日期、消费金额、联系电话、公司单位填写清楚方便财务查账!

  第九招

  升级房型赚差价

  员工私自给客人升级房型,就是低价住好的房间拿走差价,管理人员要严格规定,升级必须系统备注清楚谁同意,过后还得负责同意升级的经理签字,财务严格审单!

  第十招

  前台客房穿一条裤子

  这种事情一般为前台和客房相互勾结,直接发卡、办理入住,前台做预定状态或者直接无状态入住!房费未入系统,相互拿走房费!(下面三个案例如何避免,可加笔者可微信13809458380​)

  第十一招

  团队房做文章

  如客人凌晨入住,早上7点左右退房,这时候前台就一个收银员,这样就将散客充当团队客人办理入住手续,差价不入账,拿走房费!

  第十二招

  加收全天或半天房费做文章

  这种情况一般发生在,客人延迟10来分钟或者半个小时,要加收半天房费,但是前台加收了没有入账,顺利把钱拿走!

  前台管理过程中处处是漏洞,就看我们的管理人员如何把控局面,降低酒店损失!也不能处处防范与咱们的员工,但是要把财务制度普及到位,做好培训工作!

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李生福专栏

李生福专栏

贵阳锦乾忠孚酒店管理咨询有限公司总经理,海鸽学院贵州分院院长,曾就职于莫泰、布丁连锁酒店、元和世纪酒店、喆啡酒店等,曾任贵阳金阳林城假日酒店店总,将一家周边同档次酒店硬件最差、暗房达到40%的酒店OTA评分做到4.9分,做到集团20多家门店第一,业绩同比增长20%,从事中小酒店8年,擅长于酒店的OTA营销、协议营销、会员营销等全盘营销和中小酒店团队管理建设,擅培训、演讲等。

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